Копия трудовой книжки может понадобиться для разных целей, например, если гражданин оформляет разные государственные пособия или получает кредит в банке. Нередко такие документы используются даже внутри одной крупной организации.

С 2020 года действует новый ГОСТ, которому могут следовать руководили компаний во время заверения данной документации. Правильное заверение документа позволяет предотвратить начисление крупного штрафа.

В статье разберем как заверить трудовую книжку и для чего это необходимо.

Содержание

Общие правила

В 2021 году руководство каждой организации самостоятельно принимает решение относительно того, какая процедура будет использоваться для заверения трудовых книжек наемных специалистов. Допускается не только ориентироваться на правила, указанные в положениях ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и разрабатывать собственный уникальный порядок, не противоречащий требованиям законодательства.

К стандартным правилам заверения документации относится:

  1. обязательно указывается ФИО и должность лица, занимающегося заверением трудовой книжки;
  2. ставится надпись «Верно»;
  3. указывается дата совершения процесса;
  4. подпись ставится только с расшифровкой;
  5. если заверяется документ для другой организации, то применяется отметка, содержащая сведения о месте нахождения оригинала.

Образец заверения записи в трудовой «работает по настоящее время»:

фото 310321_1

ГОСТ – это только рекомендованный стандарт, поэтому фирмы могут не пользоваться им во время заверения копий трудовых книг. Но эксперты рекомендуют придерживаться данных правил, поскольку они понятны и удобны, а также на копии указываются обязательные и нужные реквизиты. Это подтверждается судебной практикой.

Если руководство организации утверждает новый ГОСТ в учетной политике, то все сотрудники предприятия во время заверения трудовых книжек должны придерживаться данных правил, чтобы не нарушить правила внутреннего распорядка.

Процедура заверения копии документа

Процесс зависит от того, будет ли использоваться копия документа внутри организации или предназначается для передачи в другую фирму. Для внутренних и внешних пользователей выбирается собственный порядок заверения, поэтому учитываются следующие правила:

  • Для применения внутри одной компании. На основании требований ГОСТа копия, которая делается работником компании для собственного использования, должна содержать отметку «Верно». Рядом указывается должность специалиста, наделенного полномочиями по заверению документации. Ставится его подпись с расшифровкой, а также пишется дата совершения процедуры. Рекомендуется поставить печать фирмы или отдела кадров. Обычно руководство каждой компании разрабатывает специальные образцы, которыми могут пользоваться работники кадровой службы для заверения трудовых книжек сотрудников.
  • Для внешнего использования. Если копия предназначена для передачи другой организации, то кроме информации, которая указывается и для внутреннего применения, прописывается адрес, где находится оригинал трудовой книжки. Данная надпись заверяется печатью организации, если фирма не отказалась от штампа.

Процессом составления и заверения копии трудовой книжки занимается специалист, трудящийся в кадровом отделе. Если в компании отсутствует данное подразделение, то соответствующими полномочиями наделяется главный бухгалтер. В небольших организациях процессом заверения занимается руководитель.

Заверяется каждый лист трудовой книжки. Если документ включает множество листов, то на первом или последнем листе ставится надпись «Копия», после чего все листы нумеруются и сшиваются ниткой. Концы нитки выводятся на оборот последнего листа, после чего делается пломбировка, а также ставится подпись «Верно и указывается количество листов. Ниже ставится подпись сотрудника кадровой службы или руководителя компании.

К другим важным требованиям и правилам относится:

  1. каждый лист копии должен обладать хорошим качеством, поэтому вся информация должна быть читаемой;
  2. если передается копия в отделение ПФ, банка или иной фирме, то указывается адрес учреждения, где официально трудоустроен гражданин;
  3. если специалист планирует оформить ипотеку или другой крупный кредит, то иногда представители кредитного учреждения требуют наличия подписи, которая свидетельствует, что клиент работает в компании по настоящее время;
  4. хотя по новому ГОСТу эта информация считается необязательной, но для банка она выступает подтверждением того, что у потенциального заемщика имеется источник постоянного дохода;
  5. чтобы копия обладала надлежащим видом, необходимо прошить все листы, для чего они сшиваются по левой стороне.
Если допускаются серьезные ошибки, то это становится основанием отказа в принятии копии представителями банковских учреждений или других сторонних организаций, что ведет к появлению проблем у сотрудника организации.

Какие ошибки могут возникнуть

Сотрудники отделов кадров при заверении трудовых книжек сотрудников часто совершают одинаковые и типичные ошибки:

  • печать компании заходит на текст или подпись сотрудника кадровой службы, поэтому разобрать текст практически невозможно;
  • печать ставится в неположенном месте, поэтому специалист, наделенный соответствующими полномочиями, должен разбираться в правилах заверения документации;
  • наличие грамматических ошибок или исправлений, которые считаются недопустимыми на такой официальной документации.

Если неправильно заверяется копия трудовой книжки, то она просто не принимается представителями других учреждений, поскольку документация признается недействительной. При допущении серьезных ошибок придется вновь копировать страницы и заверять их по правилам, принятым в организации.

Полезно также почитать: Жалоба в трудовую инспекцию

Когда необходимо заверение

Копия данной личной документации наемного специалиста может потребоваться по разным основаниям. Руководство предприятия должно выдавать этот документ по первому требованию работника. Обычно заверенная работодателем книжка нужна для следующих целей:

  • получение различных социальных льгот или оформление пособий в государственных учреждениях;
  • оформление ипотеки или иного вида кредита;
  • получение загранпаспорта или оформление визы;
  • проведение сверки по стажу в отделении ПФ;
  • обращение за разными услугами в центр занятости, например, если нужно сняться с учета в качестве безработного;
  • назначение алиментных выплат.

Трудовая книжка не только содержит сведения о размере стажа, но и указывает на официальное трудоустройство гражданина. Оригинал выдается только в исключительных ситуациях, поэтому обычно предоставляется копия, грамотно заверенная руководителем организации.

Правильно скопированная и заверенная документация выдается сотруднику предприятия в течение 3-х рабочих дней после подачи соответствующего запроса.

Полезное видео

Дополнительная информация по теме статьи в видео:

Бесплатная консультация Юриста
+7 800 350-51-81

Заключение

Процесс заверения трудовой книжки может выполняться на основании ГОСТа или правил, принятых руководством организации. Для этого важно не только скопировать листы, но и прошить их, а также пронумеровать. Ставится отметка «Верно» и вносится другая обязательная информация. При обнаружении ошибок документ считается недействительным.